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Démonstration Vous essayez le vrai logiciel, avec un cabinet et des patients inventés. Tout est modifiable : ce que vous changez ici ne sort pas de cette page.

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FastSolve
? Réglages Camille Renard, logopède

Aide

Les gestes du cabinet, pas à pas, les questions qui reviennent, et ce qui a changé. Cette aide suit la version en service (1.0.0).

Bien démarrer

Une visite des écrans en une minute, et la liste de ce qui se fait au début, dans l'ordre.

Revoir la visite guidée Premiers pas

Obtenir de l'aide

Écrivez à FastSolve (fastsolve.eu) en décrivant ce que vous faisiez et ce qui s'est affiché. Joignez le rapport de diagnostic : il décrit l'état du dossier (version, sauvegardes, nombre de lignes) et ne contient aucune donnée de patient.

Afficher le rapport de diagnostic Donner votre avis sur LeLogo

Premiers pas

  1. Accueil, « Premiers pas » : ce qui se fait au début, dans l'ordre. Chaque étape se coche d'elle-même quand LeLogo voit qu'elle est faite ; la liste est montrée aux comptes qui ont accès aux Réglages.
  2. Réglages, « Identité du cabinet » : votre nom, votre numéro INAMI, l'adresse, le numéro de compte, la BCE et votre statut face à la convention. Ils s'impriment sur les factures et les attestations ; le statut fixe la part que paie un patient sans statut BIM.
  3. Réglages, « Tarifs » : les tarifs de l'INAMI sont déjà dans LeLogo, à jour. Un honoraire propre au cabinet se règle avec les codes de nomenclature, dans l'horaire.
  4. La clé de récupération, donnée à la création du cabinet, rouvre le dossier si le mot de passe de l'administrateur est perdu. Perdue ou jamais notée : Mon compte, « Clé de récupération », en tire une nouvelle.
  5. Mon compte (votre nom, dans l'en-tête) : votre mot de passe, la double authentification et la langue de l'écran.
  6. La visite guidée montre chaque écran en une minute ; elle se revoit depuis cette aide.

Premiers pasIdentité du cabinetMon compte

Créer la fiche d'un patient

  1. Patients, « Nouvelle fiche » : un nom ou un prénom suffit pour créer la fiche ; le reste se complète quand vous l'avez.
  2. Carte d'identité : enregistrez-la dans la visionneuse eID officielle (eID Viewer, eid.belgium.be), puis « Importer la carte d'identité » sur la fiche ; cochez les champs à reprendre. Ni le fichier ni la photo ne sont gardés.
  3. Pour facturer : le NISS (contrôlé), la mutualité, le code titulaire (son troisième chiffre dit le statut BIM), le code de la séance et, s'il y a lieu, la case « Tiers payant ». La fiche dit ce qui manque, sans rien bloquer.
  4. Le jour et l'heure de séance posent son créneau de chaque semaine dans l'horaire ; d'autres créneaux s'ajoutent sur la fiche, partie « Créneaux et rendez-vous ».
  5. Ensuite, sur la même fiche : la prescription et l'accord (guide suivant).
  6. Sur la fiche aussi : bilans, documents, notes de séance, intervenants, anamnèse et chronologie. « Dossier du patient (.zip) » donne tout son dossier, lisible sans LeLogo.

Nouvelle fichePatients

Prescription, accord et article 36

  1. Sur la fiche du patient, « Ajouter une prescription et son accord » : la prescription du médecin (prescripteur, numéro INAMI, spécialité, date), puis le trouble selon la nomenclature, la période et la décision du médecin-conseil.
  2. Notez les dates d'envoi et de réception de la demande : une séance faite plus de 60 jours avant la réception n'est pas remboursée, et LeLogo le signale.
  3. Le compteur suit les séances au poids de l'article 36 (une séance de 60 minutes compte pour deux). Il prévient quand il reste 10 séances ou moins, et quand le maximum sera dépassé au rythme prévu.
  4. Dès 90 jours avant la fin de l'accord, LeLogo propose « Préparer la prolongation » : la nouvelle période se notifie au médecin-conseil avec une nouvelle prescription (annexe 99). À 30 jours, l'alerte passe en urgent.
  5. Une séance pointée hors de tout accord est signalée : la mutualité ne la remboursera pas.
  6. Les annexes de l'INAMI (demande d'accord, notification de prolongation) sortent remplies en document Word, depuis la ligne de l'accord.
  7. L'écran Accords réunit les accords en cours, les plus proches de leur fin d'abord ; l'accueil rappelle les urgents.

AccordsPatients

Horaire, pointage et rappels

  1. Horaire, « Placer un patient ou un rendez-vous » : choisissez le patient, puis l'heure dans la grille. Chaque semaine ou une semaine sur deux, c'est son créneau ; une seule fois, c'est un rendez-vous.
  2. Pour déplacer une séance, faites-la glisser dans la grille : LeLogo demande « Cette séance seulement » ou « Chaque semaine ».
  3. Fermetures (congés, jours fériés) : les séances de ces jours disparaissent de la grille, et reviennent si la fermeture est retirée.
  4. Accueil : pointez chaque séance « Présent » ou « Absent ». Les factures du mois se construisent à partir de ces pointages ; une séance passée qui n'est pas pointée reste signalée.
  5. Un autre jour se pointe depuis l'horaire : le nom du jour ouvre sa journée.
  6. Rappels : par e-mail ou SMS, pour les rendez-vous du prochain jour ouvrable (ou des deux ou trois suivants), si le patient l'a choisi sur sa fiche et si les envois sont réglés (Réglages, « E-mails et SMS »).

HoraireAccueilRappels

Facturer le mois

  1. Factures, « Préparer les factures » du mois : un brouillon par patient qui a des présences pointées, au tarif du jour de chaque séance. Les flèches à côté du nom du mois changent de mois.
  2. Relisez, puis « Valider et numéroter » (ou tous les brouillons du mois d'un coup) : la facture reçoit son numéro, sans trou, et sa ligne de comptabilité.
  3. Imprimez-la, ou envoyez-la en PDF par e-mail, avec le QR code de virement (il demande le numéro de compte dans l'identité du cabinet).
  4. Une facture validée ne se modifie plus : « Annuler par une note de crédit », puis « Refaire la facture du mois » sous un nouveau numéro.
  5. Paiements : sur la facture, « Enregistrer le paiement », ou depuis un extrait de compte (CODA ou CSV de la banque), où chaque virement qui porte la communication structurée se rapproche tout seul. « Impayés » liste ce qui reste dû, avec la lettre de rappel.

FacturesImpayésExtrait de compte

Attestations MOD 111 et tiers payant

  1. Attestations : chaque patient qui a des séances pointées dans le mois a son attestation de soins donnés (MOD 111), en tiers payant ou non. « Préparer » la montre à l'écran, au millimètre ; corrigez-la si besoin.
  2. Le premier numéro de formulaire se saisit à la main ; la suite s'enchaîne, et le registre garde chaque numéro utilisé ou mis hors service.
  3. « Imprimer en lot » imprime d'un coup les attestations du mois encore à émettre.
  4. Une fois par matricielle, avant le premier vrai formulaire : imprimez la « Mire de calibrage » ou le « Contrôle sur A4 », mesurez l'écart, et reportez-le dans les Réglages, « Imprimantes MOD 111 » ; chaque ordinateur retient son imprimante.
  5. « PDF au format du formulaire » donne une page de 127 x 304,8 mm, calée pour l'imprimante de cet ordinateur, à imprimer en taille réelle : la page « Imprimer en taille réelle » dit comment, navigateur par navigateur.
  6. Tiers payant : « États récapitulatifs et paiements » prépare un état par mutualité, en deux exemplaires, avec le volet INAMI des attestations, au plus tard deux mois après la fin du mois des prestations. Notez l'envoi, puis le paiement ou le refus.
  7. Hors tiers payant, le patient reçoit l'attestation et se fait rembourser par sa mutualité.

AttestationsÉtats récapitulatifsImprimantes MOD 111Imprimer en taille réelle

Reprendre ses anciens fichiers

  1. Réglages, « Reprise des anciens fichiers » : déposez les listes de votre ancien logiciel ou du cabinet, dans n'importe quel format (Word, Excel, PDF, photo, texte, agenda).
  2. LeLogo lit les fichiers et montre ce qu'il a compris ; rien n'est enregistré avant votre accord.
  3. Repris : la fiche de chaque patient (identité, coordonnées, mutualité, prescripteur, accord en cours avec les séances déjà faites) et son créneau habituel. Pas repris : les séances passées une à une, les factures, les paiements, la comptabilité et les documents.
  4. Une reprise se défait tant qu'aucune des fiches qu'elle a créées n'a de séance pointée, de facture ou de document.

Reprise des anciens fichiers

Travailler à plusieurs

  1. Réglages, « Logopèdes du cabinet » : ajoutez chaque logopède, avec son numéro INAMI et sa convention. Ses patients, son horaire, ses factures et ses attestations sont à son nom ; un indépendant facture en son nom, avec sa propre suite de numéros et son compte.
  2. Réglages, « Comptes » : un compte pour chaque personne qui ouvre LeLogo, avec un rôle prêt (Logopède, Secrétariat, Comptable en lecture seule), puis ajustez les cases.
  3. Le secrétariat gère les fiches, l'horaire, le pointage et les factures, sans le dossier clinique (notes, bilans, anamnèse, documents). Le comptable lit la comptabilité et les chiffres, et n'ouvre aucune fiche.
  4. Un compte rattaché à un logopède (« Poste du logopède ») ne voit que ses patients, sauf s'il a la case « Voir les patients de tous les logopèdes ».
  5. Le mot de passe d'un nouveau compte s'affiche une fois, à lui communiquer ; « Nouveau mot de passe » en donne un autre s'il l'oublie. Le journal des Réglages dit qui a fait quoi.

Logopèdes du cabinetComptes

Exporter tout, ou changer de logiciel

  1. Réglages, « Exporter tout le dossier » (administrateur) : tout le dossier en clair dans un fichier .zip, une page lisible par patient, chaque table en tableur, les pièces jointes et les justificatifs. Rien ne reste enfermé.
  2. Patients, « Exporter en tableur » : la liste des fiches.
  3. Sur la fiche, « Dossier du patient (.zip) » : tout le dossier d'un patient, pour lui (droit d'accès) ou pour un confrère.
  4. Même quand LeLogo passe en lecture seule, l'export de tout le dossier reste ouvert à l'administrateur.

Exporter tout le dossier

Sauvegardes et restauration

  1. Le dossier est copié automatiquement, chaque copie est vérifiée, et un essai de restauration complet a lieu chaque semaine. La page Sauvegardes dit quand la dernière copie a été prise.
  2. « Revenir à l'état d'une date » (administrateur) : choisissez la copie, puis confirmez ; une copie de l'état actuel est prise juste avant. Les comptes, les mots de passe et le journal ne changent pas.
  3. « Reprendre un dossier de LeLogo pour Mac ou Windows » (administrateur, cabinet neuf) : fiches, séances, factures et documents reviennent ; les anciens comptes ne reviennent pas.

Sauvegardes

Sécurité et vie privée

  1. Les données des patients sont chiffrées champ par champ ; sans mot de passe ni clé de récupération, le fichier est illisible.
  2. Mon compte : changez votre mot de passe, activez la double authentification (un code du téléphone en plus). Réglages, « Connexion » : l'exiger pour tous.
  3. Mon compte, « Clé de récupération » (administrateur) : une nouvelle clé, mot de passe exigé ; l'ancienne ne vaut plus pour le dossier.
  4. Réglages, « Données et vie privée » : où sont les données, ce qui sort du dossier, les durées de conservation et le registre des traitements prérempli.
  5. La fiche d'un patient montre à l'administrateur qui a ouvert son dossier.

Mon compteDonnées et vie privée

Comptabilité

  1. Comptabilité, « Encaissé » : l'argent entré, au jour où il est entré (c'est ce qu'un indépendant déclare).
  2. « Dépenses » : saisissez un frais avec son justificatif (photo ou PDF, lu automatiquement), sa part professionnelle ; un achat durable s'amortit sur plusieurs années.
  3. Loyer et abonnements : « Frais récurrents », portés seuls chaque mois.
  4. « Année et comptable » : le résultat estimé et le « Dossier pour le comptable (.zip) ».

Comptabilité

Tableau de bord et statistiques

  1. Tableau de bord : activité du mois comparée au même jour du mois passé et de l'an passé, séances, présences, impayés, mutualités en attente.
  2. Rapport annuel : prestations et valeurs R, seuils du statut social de l'INAMI (une estimation : l'INAMI compte d'après les mutualités), exports en tableur.

Tableau de bord

Raccourcis clavier et recherche

  1. Partout : la touche « / » ou Ctrl+K (Cmd+K sur Mac) ouvre la recherche : un patient, une facture (numéro, communication, nom, mois) ou une attestation (numéro). Flèches pour choisir, Entrée pour ouvrir, Échap pour fermer.
  2. Accueil : flèches gauche et droite pour le jour d'avant ou d'après ; flèches haut et bas pour passer d'une séance à l'autre.
  3. Accueil, sur une séance : P la pointe présente, A absente, N ouvre sa note ; dans la note, Ctrl+Entrée (Cmd+Entrée sur Mac) l'enregistre et Échap la replie.
  4. Horaire : flèches gauche et droite pour la semaine d'avant ou d'après.
  5. Un raccourci ne joue jamais pendant qu'on écrit dans un champ.

Rechercher

Programme LeLogo de l'ordinateur

  1. Le programme LeLogo, pour Windows et macOS, s'installe sur l'ordinateur où sont branchés le lecteur de cartes et la matricielle. C'est lui qui appelle le site : rien ne s'ouvre sur l'ordinateur.
  2. Réglages, ou la page « Programme LeLogo de cet ordinateur » : « Ajouter cet ordinateur » montre un code valable dix minutes, à taper une fois dans le programme.
  3. Sur la fiche, « Lire la carte d'identité » : la carte posée dans le lecteur arrive dans le tableau de confirmation ; cochez ce que la fiche doit reprendre.
  4. Sur l'attestation et sur le lot, « Sur la matricielle » envoie les formulaires à la matricielle choisie dans le programme, sans fenêtre d'impression. Mesurez une fois son calage : Réglages, « Imprimantes MOD 111 », « Mire sur la matricielle ».
  5. Un ordinateur qui ne sert plus se retire d'un clic : son programme ne reçoit plus rien.

Programme LeLogo de cet ordinateur

Tâches et messages

  1. L'icône cochée de l'en-tête (au téléphone, « Plus ») ouvre « Tâches et messages » ; son nombre dit ce qui vous attend aujourd'hui : messages non lus, tâches du jour ou en retard.
  2. Une tâche : ce qu'il faut faire, pour vous, pour un autre compte ou pour tout le cabinet, avec un patient et une échéance si besoin. « Fait » la range dans « Faites », avec qui l'a faite et quand.
  3. Un message : un mot court pour un collègue (appel reçu, séance à déplacer, document arrivé). Il attend son destinataire jusqu'à « Lu » ; « Répondre » lui renvoie un message.
  4. L'accueil montre « À faire aujourd'hui », et la fiche d'un patient ses tâches et ses messages. Un compte qui ne voit pas un patient ne voit pas non plus ses tâches.
  5. Le secrétariat lit les tâches et les messages : n'y écrivez rien de clinique. Une tâche faite ou un message lu s'efface un an après.

Tâches et messages

Objectifs du traitement et progrès

  1. Sur la fiche du patient, partie Dossier, « Fixer les objectifs » : un à cinq objectifs courts, pour la période de traitement en cours (l'accord ou la prolongation). La proposition de traitement du dernier bilan se reprend, objectif par objectif.
  2. Dans la note de séance, chaque objectif en cours se cote d'un toucher : non travaillé, non acquis, avec aide, presque acquis, acquis.
  3. La fiche montre la progression de chaque objectif, séance après séance, en petit graphique et en tableau. Un objectif atteint ou abandonné passe dans l'historique.
  4. À la prolongation, LeLogo propose de faire le point : ce qui reste en cours se poursuit dans la nouvelle période, et de nouveaux objectifs s'ajoutent.
  5. « Résumé pour les parents » : les objectifs et les progrès en mots simples, dans la langue de la famille, à relire avant de l'imprimer, de l'enregistrer en PDF ou de l'envoyer par e-mail. Les notes de séance n'y figurent jamais. Dans un bilan d'évolution ou un courrier, « Reprendre la progression des objectifs » l'écrit en quelques lignes, à relire.

Patients

Corriger une facture après coup

  1. Une ligne facturée à tort : sur la facture validée, « Créditer une ou plusieurs lignes ». La note de crédit prend le numéro suivant (NC-AAAA-NNN) et le reste de la facture ne change pas. Pour une erreur de code ou de date, cochez « La séance redevient facturable » : corrigée, elle se facture à part.
  2. Refus de la mutualité : sur l'état récapitulatif envoyé, « Noter un refus », avec son motif, puis choisissez la suite : corriger et renvoyer, réclamer au patient par une facture complémentaire, ou passer en perte. Une suite s'annule tant que rien n'est parti.
  3. Trop-perçu : la facture et la liste des impayés le signalent. Notez le remboursement, avec sa date et son moyen, ou reportez le montant sur la prochaine facture du patient.
  4. En tiers payant, l'INAMI permet de renoncer au ticket modérateur : « Renoncer au ticket modérateur », sur la facture, la sort des impayés, et le reçu de l'attestation porte ce que le patient a payé.

ImpayésÉtats récapitulatifs

Questions fréquentes

Par où commencer ?

Par la liste « Premiers pas » de l'accueil : l'identité du cabinet, une première fiche, sa prescription et son accord, son créneau dans l'horaire, puis le pointage et la facture du mois.

Une séance pointée n'apparaît pas sur la facture.

La facture se prépare à partir des séances pointées « Présent ». Sur le brouillon, « Refaire depuis les pointages » la remet à jour. Une facture déjà validée ne change plus : note de crédit, puis facture du mois refaite.

Le patient avait déjà eu des séances avant LeLogo.

Sur son accord, « Séances déjà faites avant LeLogo » : le compteur de l'article 36 les ajoute.

Le patient paie lui-même : que lui remettre ?

Sa facture, et l'attestation de soins donnés (écran Attestations) avec laquelle il se fait rembourser par sa mutualité.

Le patient est en tiers payant : que faire chaque mois ?

Facturez le mois : le patient paie sa part, le ticket modérateur. Puis, dans Attestations, imprimez les attestations, et dans « États récapitulatifs et paiements », l'état de chaque mutualité ; notez l'envoi, puis le paiement.

J'ai oublié mon mot de passe.

Un administrateur du cabinet vous en donne un nouveau (Réglages, Comptes, « Nouveau mot de passe »). Si vous êtes le seul administrateur, gardez votre clé de récupération sous la main et écrivez à FastSolve : sans elle, personne ne peut rouvrir le dossier.

J'ai perdu ma clé de récupération.

L'administrateur en tire une nouvelle dans Mon compte, « Clé de récupération », avec son mot de passe. L'ancienne ne vaut plus pour le dossier.

J'ai perdu le téléphone de la double authentification.

Tapez l'un de vos codes de secours à la place du code. Sans eux, l'administrateur retire la double authentification de votre compte (Réglages, Comptes).

L'attestation ne tombe pas dans les cases.

Imprimez la mire de calibrage (écran Attestations) et réglez les décalages dans les Réglages, « Imprimantes MOD 111 » : si la croix « 15/100 » tombe à 18 mm du bord gauche, écrivez -3. Les échelles restent à 1, sauf si l'imprimante redimensionne la page.

Une copie de sauvegarde est-elle lisible par quelqu'un d'autre ?

Non : les données des patients y restent chiffrées champ par champ, comme dans le dossier ; sur le site, chaque copie est en plus chiffrée en entier et gardée hors du serveur. Le détail est dans « Sécurité et confidentialité ».

Le réseau ou la session a coupé pendant une note : mon texte est-il perdu ?

Non. La note de séance, le bilan, le courrier et l'anamnèse s'enregistrent tout seuls en brouillon, quelques secondes après la dernière frappe (« Brouillon enregistré à… »). Sans réseau, le texte reste dans l'onglet et part au retour du réseau ; session expirée, « Se reconnecter » ouvre une petite fenêtre sans quitter la page. En rouvrant le formulaire : « Reprendre le brouillon » ou « L'effacer » ; l'accueil rappelle ceux qui attendent, et ils s'effacent après 30 jours. À l'accueil, Présent et Absent touchés sans réseau partent aussi dès son retour.

Comment fonctionne le parrainage ?

Réglages, « Parrainage » donne le code de votre cabinet. Un logopède s'inscrit chez FastSolve avec ce code : quand il paie son premier mois, vous recevez un mois offert, et son deuxième mois lui est offert. Pas de limite.

Comment mettre le logo du cabinet sur les documents ?

Réglages, « Identité du cabinet », « Logo des documents », avec la formule Premium : déposez un PNG au fond transparent ou un JPEG, 300 Ko au plus (environ 600 pixels de large suffisent). Il s'imprime en tête de la première page des factures, notes de crédit, rappels, courriers, bilans et états récapitulatifs, au-dessus de l'adresse du destinataire, sans rien déplacer ; jamais sur le MOD 111 ni sur les annexes INAMI. Un logopède qui facture en son nom peut avoir le sien, sur sa fiche dans « Logopèdes du cabinet ».

Mes patients peuvent-ils payer leur facture en ligne ?

Oui, avec la formule Plus ou Premium, sur LeLogo en ligne. Ouvrez un compte chez Mollie, puis collez sa clé d'API dans les Réglages, « Paiement en ligne des factures ». L'e-mail de la facture et son PDF portent alors un lien : le patient paie par Bancontact ou carte bancaire, et le paiement se note tout seul sur la facture.

Comment changer la langue de l'écran ?

Mon compte (votre nom, dans l'en-tête), « Langue » : français, néerlandais ou anglais, pour vous seul.

Les tarifs de l'INAMI changent : que faire ?

Rien : FastSolve livre chaque circulaire de l'INAMI avec la mise à jour de LeLogo. Chaque séance garde le tarif de son jour : une séance de décembre facturée en janvier reste au tarif de décembre, et une facture validée ne change jamais. Un brouillon préparé avant l'arrivée des nouveaux tarifs le signale : « Refaire depuis les pointages », puis validez.

Comment fonctionne l'assistant IA ?

Formule Premium, quand le serveur le propose. L'administrateur l'active d'abord dans Réglages, « Assistant IA », après avoir lu ce qui est envoyé et à qui. Tapez ensuite quelques mots-clés dans la note de séance ou dans le compte rendu d'un bilan, puis « Proposer un brouillon » : le texte arrive dans le champ, marqué « à relire ». Corrigez-le, cliquez « J'ai relu ce texte », puis enregistrez. Ni le nom, ni le NISS, ni l'adresse, ni la date de naissance du patient ne partent.

Les deux parents doivent recevoir les rappels et les factures.

Sur la fiche, « Coordonnées et rappels » : remplissez la deuxième personne de contact, puis cochez pour chaque parent ce qu'il reçoit en plus du patient. Chacun les reçoit à son adresse, dans sa langue ; la fiche dit qui reçoit quoi.

Où mettre le lien de la séance vidéo ?

Sur la fiche, « Logopédie à distance (vidéo) », « Lien de la visioconférence » (il commence par https://). Il part dans le rappel des séances à distance, et l'accueil propose « Rejoindre ». Une séance peut avoir le sien : Créneaux et rendez-vous, « Modifier ».

Comment les familles prennent-elles rendez-vous en ligne ?

Dans l'Horaire, « Réservation en ligne » : ouvrez les seuls créneaux que vous voulez proposer (premier bilan, rattrapage, séance), là où vous êtes libre. La page du cabinet les montre quand la réservation est ouverte (« Demandes et réglages »). La famille confirme son adresse e-mail, puis vous acceptez ou refusez sa demande ; elle annule elle-même par son lien. Sur LeLogo en ligne seulement.

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