Données et vie privée
Où sont les données du cabinet, ce qui en sort, et le registre des traitements que le RGPD demande au cabinet de tenir (art. 30), prérempli.
Où sont les données
LeLogo est un service en ligne. Le dossier du cabinet est gardé par FastSolve, éditeur de LeLogo, sur des serveurs loués à Hostinger, dans un centre de données situé dans l'Union européenne. FastSolve agit comme sous-traitant du cabinet (RGPD, art. 28).
Dans ce dossier, les données des patients sont chiffrées champ par champ. La clé qui les ouvre se déverrouille avec le mot de passe d'un compte, ou avec la clé de récupération imprimée à la création du cabinet : FastSolve n'a le mot de passe d'aucun compte. Les copies de sauvegarde restent chiffrées de la même façon.
Une partie des données reste lisible dans la base, sans le nom ni le NISS du patient, pour que LeLogo calcule et trie : dates et statut des séances, codes et montants, trouble et nature des accords et des bilans, disponibilités de la liste d'attente. C'est une pseudonymisation, pas un anonymat.
Le détail, sans rien cacher : Sécurité et confidentialité. Qui intervient dans le service : Sous-traitants.
Contrat de sous-traitance
Le contrat de sous-traitance (RGPD, art. 28) n'a pas été accepté en ligne pour ce cabinet : à conclure avec l'éditeur (projet du 15/10/2026).
Ce qui sort du dossier
- Les e-mails et SMS que le cabinet envoie lui-même, par son propre serveur d'e-mail et son prestataire de SMS : rappels de rendez-vous, factures. Aucun n'est réglé pour l'instant.
- Rien d'autre. Aucune donnée de patient ne part vers un tiers sans un geste du cabinet : les fiches, notes, bilans, factures et la comptabilité ne sortent du dossier que si le cabinet les exporte, les imprime, les télécharge ou les envoie lui-même.
Durées de conservation
| Quoi | Combien de temps | Source |
|---|---|---|
| Dossier du patient | au moins 30 ans et au plus 50 ans après le dernier contact avec le patient | loi du 22 avril 2019 relative à la qualité de la pratique des soins de santé, art. 35 |
| Factures et pièces comptables | 10 ans (7 ans pour les exercices jusqu'à 2022) | loi du 20 novembre 2022, à confirmer avec le comptable |
LeLogo n'efface jamais un dossier de lui-même. Un patient peut demander une copie de son dossier : bouton « Dossier du patient (.zip) » sur sa fiche.
Registre des activités de traitement (RGPD, art. 30)
Prérempli avec ce que LeLogo sait du cabinet. À relire, compléter et garder : c'est le document que l'Autorité de protection des données peut demander.
Responsable du traitement
Camille Renard, Rue de la Démonstration 1, 1000 Bruxelles, BCE 0123.456.749, demonstration@exemple.be, 0400 00 00 00.
Logopèdes du cabinet : Camille Renard, Léa Exemple, Tom Exemple.
Traitements
| Traitement | Finalité | Base légale | Personnes | Données | Conservation |
|---|---|---|---|---|---|
| Dossier du patient et soins logopédiques | Prodiguer les soins, tenir le dossier du patient (loi qualité du 22 avril 2019), assurer la continuité des soins. | Art. 6.1.c (obligation légale) et 9.2.h RGPD (soins de santé). | Patients, représentants légaux ou personnes de contact, prescripteurs. | Identité, coordonnées, NISS, mutualité et statut BIM, prescription, accords, bilans, objectifs du traitement et leur cotation, notes de séance, matériel utilisé, présences. | au moins 30 ans et au plus 50 ans après le dernier contact avec le patient (loi du 22 avril 2019 relative à la qualité de la pratique des soins de santé, art. 35). |
| Facturation et tiers payant | Facturer les séances, établir les attestations de soins et les états récapitulatifs, suivre les paiements. | Art. 6.1.b et 6.1.c RGPD ; réglementation INAMI. | Patients, titulaires de l'assurance, personnes de contact (parents) qui reçoivent les factures. | Identité, NISS, mutualité, codes de nomenclature, montants, paiements. | 10 ans (7 ans pour les exercices jusqu'à 2022) (loi du 20 novembre 2022, à confirmer avec le comptable). |
| Agenda et rappels | Organiser les rendez-vous ; rappels par e-mail ou SMS si le patient l'a choisi, et à chaque personne de contact pour qui c'est coché ; lien de la visioconférence des séances à distance. | Art. 6.1.b RGPD (exécution du contrat de soins). | Patients, personnes de contact (parents) qui ont choisi les rappels. | Nom, téléphone, e-mail, langue, dates et heures des séances, lien de la visioconférence d'une séance à distance. | Avec le dossier du patient. |
| Tâches et messages du cabinet | Organiser le travail du cabinet : pense-bêtes, tâches et messages entre le secrétariat et les logopèdes (appel reçu, séance à déplacer, document arrivé). | Art. 6.1.b et 9.2.h RGPD (organisation des soins). | Patients que la tâche ou le message concerne ; membres du cabinet. | Texte de la tâche ou du message, patient concerné, échéance, qui l'a écrit, pour qui, qui l'a fait ou lu et quand. | Jusqu'à ce que la tâche soit faite ou le message lu, puis un an ; ceux d'un patient partent avec sa fiche si elle est supprimée. |
| Liste d'attente | Noter les demandes de place et recontacter la famille quand une place se libère. | Art. 6.1.b et 9.2.h RGPD (à la demande de la famille, avant les soins). | Patients en attente, parents ou personnes de contact. | Identité, date de naissance, coordonnées du contact, motif de la demande, disponibilités, prescription éventuelle. | Jusqu'à l'acceptation, puis avec le dossier du patient ; une demande refusée ou retirée s'efface 30 jours après, qu'elle vienne du formulaire en ligne ou ait été saisie au cabinet. |
| Brouillons des saisies en cours | Ne perdre aucun texte tapé (coupure du réseau, session expirée, onglet fermé) : la note de séance, le bilan, le courrier ou l'anamnèse en cours est gardé tout seul jusqu'à son enregistrement. | Art. 6.1.c et 9.2.h RGPD (tenue du dossier du patient). | Patients. | Le texte en cours de saisie, chiffré comme le dossier ; seul le compte qui l'a tapé le lit. | Effacé dès l'enregistrement du formulaire, ou 30 jours après la dernière frappe ; jamais exporté. |
| Réservation en ligne | Laisser une famille demander un rendez-vous sur un créneau que le cabinet a ouvert, confirmer son adresse e-mail, lui répondre et lui rappeler le rendez-vous. | Art. 6.1.b et 9.2.h RGPD (à la demande de la famille, avant les soins). | Patients ou futurs patients, parents ou personnes de contact. | Nom de l'enfant ou de la personne qui consulte, nom du parent, GSM, e-mail, motif, jour et heure demandés. | Une demande refusée, retirée, annulée ou jamais confirmée s'efface 30 jours après ; une demande acceptée, 30 jours après le rendez-vous. Ce qu'elle apporte reste ensuite dans le dossier du patient ou dans la liste d'attente. |
| Comptabilité du cabinet | Tenir les recettes et les dépenses, préparer la déclaration. | Art. 6.1.c RGPD (obligations comptables et fiscales). | Patients (paiements), fournisseurs. | Montants, dates, fournisseurs, justificatifs. | 10 ans (7 ans pour les exercices jusqu'à 2022) (loi du 20 novembre 2022, à confirmer avec le comptable). |
| Comptes du logiciel et journal | Contrôler l'accès au dossier, savoir qui a fait quoi et qui a ouvert quel dossier. | Art. 6.1.c et 32 RGPD (sécurité du traitement). | Logopèdes, secrétariat, comptable invité. | Identifiant, nom, droits, connexions, actions, consultations des dossiers. | Tant que le cabinet utilise le logiciel. |
Destinataires
- Les organismes assureurs (mutualités) : attestations de soins, états récapitulatifs du tiers payant, demandes d'accord.
- Le médecin prescripteur : bilans et rapports d'évolution, quand le cabinet les envoie.
- Le comptable du cabinet : recettes, dépenses, factures (sans données de soins).
- FastSolve, éditeur de LeLogo, sous-traitant (RGPD, art. 28) : fait fonctionner le service et garde le dossier du cabinet sur ses serveurs, données des patients chiffrées ; il n'a le mot de passe d'aucun compte. Il lit aussi l'avis du cabinet sur LeLogo s'il en a donné un.
- Hostinger, sous-traitant ultérieur de FastSolve. Hébergement : loue les serveurs du site, où vivent la base de chaque cabinet et le registre des comptes. Lieu : Union européenne, [à compléter : ville et pays du centre de données]. Tout le dossier du cabinet, champs sensibles chiffrés. Hostinger ne reçoit aucune clé ; comme tout hébergeur, il contrôle le matériel sur lequel le serveur tourne.
- [à compléter : fournisseur du stockage des copies de sauvegarde], sous-traitant ultérieur de FastSolve. Stockage des copies de sauvegarde, hors du serveur. Lieu : Union européenne, [à compléter : pays]. Les copies de chaque cabinet, chiffrées en entier par une clé que ce fournisseur n'a pas : il ne lit ni le dossier, ni le nom du cabinet.
- Stripe, sous-traitant ultérieur de FastSolve. Paiement de l'abonnement du cabinet. Lieu : [à compléter : entité contractante et lieux de traitement, selon le contrat Stripe]. Le cabinet qui paie, son adresse e-mail et son moyen de paiement. Aucune donnée de patient.
- [à compléter : fournisseur d'envoi des e-mails], sous-traitant ultérieur de FastSolve. Envoi des e-mails : comptes (inscription, mot de passe, invitation) et, quand le cabinet les envoie, rappels de rendez-vous et factures. Lieu : [à compléter]. L'adresse du destinataire et le message.
- [à compléter : fournisseur d'envoi des SMS], sous-traitant ultérieur de FastSolve. Envoi des SMS de rappel, quand le cabinet les envoie. Lieu : [à compléter]. Le numéro de téléphone, la date et l'heure du rendez-vous.
- [à compléter : fournisseur de l'assistant IA, Mistral AI ou Anthropic], sous-traitant ultérieur de FastSolve. Rédaction des brouillons de l'assistant IA (notes de séance, comptes rendus de bilan), seulement pour un cabinet dont l'administrateur l'a activé. Lieu : [à compléter : Union européenne pour Mistral AI ; États-Unis pour Anthropic, transfert à encadrer (RGPD, art. 46)]. Les mots-clés de la note ou du compte rendu, les résultats des tests saisis, l'âge en années et le trouble. Jamais le nom, le NISS, l'adresse ni la date de naissance ; les noms trouvés dans le texte sont remplacés avant l'envoi.
Sous-traitance
Le contrat de sous-traitance (RGPD, art. 28) n'a pas été accepté en ligne pour ce cabinet : à conclure avec l'éditeur (projet du 15/10/2026).
Transferts hors de l'Union européenne
Le dossier du cabinet et ses copies de sauvegarde restent dans l'Union européenne. Pour le paiement de l'abonnement (sans donnée de patient) et pour l'envoi des e-mails et des SMS par la plateforme : [à compléter]. Un serveur d'e-mail ou un prestataire de SMS choisi par le cabinet lui-même peut être situé hors de l'Union européenne : à vérifier dans son contrat.
Mesures de sécurité
- Données des patients chiffrées champ par champ (AES-256-GCM), clé ouverte par le mot de passe de chaque compte (scrypt) ou par la clé de récupération imprimée.
- Service hébergé dans l'Union européenne (Hostinger), exploité par FastSolve, sous-traitant.
- Ne sont pas chiffrés champ par champ, pour que le logiciel calcule et trie : les dates et heures des séances et leur statut (présent, absent, annulé) ; les codes de nomenclature, les tarifs et les montants (factures, attestations, paiements, comptabilité), leurs numéros et leurs dates ; pour chaque accord : le trouble, la nature, les dates, le nombre de séances et la décision de la mutualité ; pour chaque bilan : sa nature, sa date et le trouble ; sur la fiche : le statut BIM, le tiers payant, la langue, le jour et l'heure habituels de séance ; dans la liste d'attente : le trouble et les disponibilités ; le matériel employé en séance, le nom des mutualités dans les états récapitulatifs, l'identité du cabinet et de ses logopèdes ; le journal : qui a fait quoi, et qui a ouvert quel numéro de fiche. Ces données sont rattachées au numéro interne d'une fiche, sans le nom ni le NISS du patient : c'est une pseudonymisation, pas un anonymat. Recoupées avec d'autres informations (un horaire, une date de rendez-vous), elles peuvent permettre de reconnaître un patient. Elles restent protégées comme tout le dossier : la base n'est lisible que par le service, et les copies sont chiffrées en entier.
- Double authentification possible pour chaque compte, exigible pour tous.
- Droits réglés par compte ; un compte lié à un logopède ne voit que ses patients.
- Journal des actions et des consultations de dossiers.
- Sauvegarde du dossier chaque jour, chiffrée comme l'original et contrôlée ; essai de restauration chaque semaine.